Hoe kan ik meer doen in 1 dag?

1. Waar draait het om?
2. Direct aan de slag!
3. Extra informatie.

1. Waar draait het om?

Je hoeft niet minder te werken om meer tijd over te houden. De kunst is om aan de hand van 5 concrete tips, in de tijd die je tot jouw beschikking hebt, meer te doen dan gewoonlijk.

2. Direct aan de slag

1.  Ga zorgvuldig om met je tijd

• Haal verzamelen en beslissen uit elkaar. Doe binnenkomende post in een bak op je bureau. Leeg op vaste momenten die bak en leeg op vaste momenten je mailbox in plaats van het de hele dag door te doen.
• Spendeer niet eindeloos tijd aan taken, maar maak ze af. Zo voorkom je dat je de hele dag in die ene mail of dat ene rapport blijft hangen.
• Leg routines aan. Leg spullen op een vaste plek, maak sjablonen aan van documenten die je vaak gebruikt en leer je het werken met sneltoetsen aan.
• Hou rekening met ad-hoc werk. Plan niet meer dan 80% van je agenda per dag in.
  Resultaat: tijdwinst door timemanagement.

2. Concentreer je op je taak

• Zorg ervoor dat je minimaal 2,5 uur per dag ongestoord kunt werken (geen mail, geen telefoon, geen bezoek). Bij een storing duurt het minimaal 10 minuten voordat je je concentratie terug hebt en weer lekker kunt werken.
• Doe altijd 1 ding tegelijk. Mulittasken kost per saldo meer tijd dan dat je de afzonderlijke taken na elkaar uitvoert.
• Doe moeilijke taken wanneer je de meeste energie hebt. 
• Doe taken waar weinig concentratie voor nodig is op de momenten dat je concentratie minder is.
• Stel onprettig taken niet uit. Dat vermindert je productiviteit en creativiteit.
• Soms is genoeg genoeg. Je werk wordt er niet beter op als je te lang doorwerkt. Sluit af, doe voor vandaag het licht uit. Morgen is er weer een nieuwe, frisse dag.
  Resultaat: hogere productiviteit en rust in je hoofd.

4. Slim binnenkomende e-mail afhandelen

• Haal je e-mail niet de hele dag door automatisch binnen, maar alleen op vaste momenten. Spreek deze momenten zo nodig af met je werkgever en/of collega’s. Probeer het in elk geval bij maximaal 2 keer per dag te houden. De eerste keer rond het middaguur, nadat je de belangrijkste taken van die dag hebt uitgevoerd. En de tweede keer richting het einde van de dag.
• Zet de instellingen van je e-mailprogramma op ‘handmatig verzenden/ontvangen’. Zo haal je alleen nieuwe e-mails op wanneer je daar bewust voor kiest. Vergelijk het met naar de fysieke brievenbus lopen, wat een normaal mens ook geen 50 keer per dag doet.
• Zet je ‘nieuwe e-mail notificatie’ uit: dat bliepje of pop-upje wanneer er een e-mail binnenkomt. Moordend voor je productiviteit, vanwege de duur die je brein telkens nodig heeft om te herstellen van de afleiding.
  Resultaat: tijdwinst door regie op binnenkomend en uitgaand mailverkeer.

Don’t work hard, work smart.

5.  Zelf doen of uitbesteden

• Breng de processtappen in kaart.
• Maak per processtap een schatting van de tijd die het kost. Geef daarbij de tijd aan van de makelaar en van de binnendienst.
• Gebruik het overzicht om te bepalen welke stappen je zelf blijft doen en van welke stappen het slimmer is om ze uit te besteden.
  Resultaat: tijdbesteding aan het verkoopproces daalt tot 20%

3. Extra informatie

Tijdmanagement is iets van het hele team. Wil je onder begeleiding met je team aan de slag, bel of mail mij dan op 06 12 61 43 49 of frans@kofflardresultants.nl.