Hoe leg ik een zoekersdatabase aan?

1. Waar draait het om?
2. Direct aan de slag!
3. Extra informatie.

1. Waar draait het om?

Een zoeker is een consument met een woonwens. Vraag is wel of je voor deze zoeker de verkopend of de aankopend makelaar bent. Als je wilt verkopen hou je de zoeker op de hoogte van nieuw aanbod in je portefeuille. Ben je de aankoopmakelaar dan breng je juist woningen onder de aandacht die bij collega makelaars in verkoop staan. Daarom is het goed om deze groep consumenten te verdelen in twee groepen:

• afnemers; dit zijn consumenten die als zoeker vastgelegd zijn. Het kantoor legt deze groep zoekers vast om ze passend aanbod toe te kunnen sturen zodra ze dat zelf in de verkoop krijgen.
• aankopers; dit zijn consumenten die als zoeker vastgelegd zijn. Het is de bedoeling van het kantoor om deze groep woningen aan te bieden waarbij het kantoor als aankoopmakelaar optreed.

Het geheel van afnemers en aankopers is de kopersdatabase. Door potentiele kopers en/of de afnemers structureel vast te leggen en te blijven benaderen, bouw je als kantoor een eigen zoekersbestand op. Op het moment dat jullie een woning in verkoop krijgen, kunnen jullie eerst dit bestand benaderen. Jullie kans op snel succes is dan groter dan dat je de woning aanmeldt bij Funda en wacht tot bezichtigers zich melden. Als het goed is weet je precies wat je zoekers zoeken. En als je eerder kan matchen breng je veel eerder een transactie tot stand. Dat is fijn voor de verkoper, de koper en ook voor jullie. Want voor minder werk kan je eerder een factuur sturen. Nog mooier wordt het als de koper hun huis bij jullie in verkoop zet. Dan leidt de ene opdracht tot de andere opdracht. 

2. Direct aan de slag

Er zijn veel verschillende manieren om de gegevens van de consumenten die in de kopersdatabase komen, vast te leggen. De basis van de registratie is dat de NAW en de contactgegevens (telefoon vast, telefoon mobiel, e-mail) van de zoeker plus zijn woonwens vastgelegd worden. Wenselijk is om ook het adres en enige kenmerken betreffende de klant te noteren. Wij praten over een database als wij deze relaties aan de hand van specifieke woonwensen kunnen selecteren. Ieder KA heeft een iets andere werkwijze. In basis komen ze wel overeen:

• de relatie;
• de woonwens;
• welke dienst neemt hij/zij af.

De woonwens bestaat in de basis uit: plaats of wijk, type object en prijsklasse. Aanvullende wensen zoals het moment van verhuizen, al of niet klussen, kunnen veelal beter als opmerking opgenomen worden dan als database velden. Als je die ook in de criteria op neemt, dan zal je zien dat bepaalde relevante objecten niet uit de selecties naar voren zullen komen. Door je te beperken tot de belangrijkste kenmerken hou je de belangrijkste mogelijkheden open.

Niet iedere zoeker is commercieel even aantrekkelijk. Door afnemers te onderscheiden van aankopers kan je beter selecteren en dus matchen. Zorg ervoor dat je binnen je kantoor dit allemaal op een vaste manier registreert. Dit kan door vaste termen te gebruiken in het opmerkingenveld. Hierop kan middels een filter gezocht worden. Het kan ook door gebruik te maken van het veld Betalende klant JA/NEE.

Hoe kom je aan de informatie van de zoeker en zijn woonwensen? Dat kan op verschillende manieren:

• je krijgt de informatie van de zoeker zelf;
• je krijgt de informatie van de makelaar;
• je achterhaalt de informatie zelf.

Door periodiek telefonisch contact met je zoekers te houden, houd je de database actueel.

Door periodiek telefonisch contact met je zoekers te houden, hou je de database actueel. De frequentie van bellen kan per kantoor verschillen. Het is goed om relaties die net nieuw in het systeem staan met een hogere frequentie te benaderen dan de relaties die er al lang in staan.

Je kan op drie manieren commerciele waarde uit je database halen:

1. Zet de zoekers uit je database in bij het inverkoopname gesprek. Maak aan de hand van een geschatte verkoopprijs, het juiste type object en een specifieke postcode, snel en eenvoudig de juiste selectie. Deze selectie kan gemaakt worden via de module; voorselectie. Als jullie aantoonbaar al een aantal geïnteresseerde zoekers hebben voor de woning van de potentiële verkoper, dan bieden jullie een belangrijk voordeel boven je collega makelaars. Deze informatie kan voor de verkoper het verschil maken of ze de woning bij het kantoor in de verkoop zetten. En hoe meer voordelen jullie bieden, hoe minder belangrijk de prijs wordt.
2. Als jullie de woning daadwerkelijk in de verkoop krijgen, dan krijg je een tweede kans om met de informatie te scoren. Als jij de specifieke zoekers mailt of nog beter belt met de informatie dat de woning die past bij hun woonwensen binnenkort op Funda komt, dan biedt je ook die zoeker extra voordelen.
3. In die situatie dat jullie de woning niet in verkoop krijgen, kan je toch profijt hebben van je kopersdatabase. Door de kenmerken van dat aanbod te matchen met jullie database, selecteer je voor je zoekers dat aanbod dat voor hun relevant kan zijn. Door mee te denken en ze te wijzen op nieuwe kansen ben je waardevol. Zo waardevol dat ze je later in het proces de aankoopopdracht gunnen.

3. Extra informatie

Een geavanceerd systeem om zoekers te registreren en te koppelen is ontwikkeld door een NVM makelaar in Heemstede. Het systeem heet Copaan. Copaan is een slim online zoeksysteem die jou als NVM aankoopmakelaar in staat stelt je zoeker optimaal te begeleiden en te volgen. Je hebt goed inzicht in de eisen, wensen en voorkeuren van je klant ten aanzien van de woning, maar ook ten aanzien van de buurt waarin ze willen wonen. Daarmee kun je de bezichtigingen veel beter afstemmen op jouw zoekers. En als Copaan aankoopmakelaar onderscheid je je met een kwalitatief hogere service.

Copaan is een persoonlijk online zoeksysteem die aangesloten NVM aankoopmakelaars gebruiken om jou als zoeker op maat van dienst te kunnen zijn. Het systeem biedt je de mogelijkheid om beter, sneller en leuker de gewenste woning te vinden. Je creëert heel eenvoudig, online een volledig beeld van je prioriteiten, wensen en eisen. Buurtinformatie is geintegreerd. Copaan selecteert uit het actuele aanbod de passende woningen en woningen worden niet uitgesloten als aan een van de wensen niet wordt voldaan. Dat is makkelijk, eenvoudig en vooral effectief. Meer over Copaan vind je op: https://www.copaan.nl.