Hoe maak je van een functioneringsgesprek een toekomstgesprek?

Waar draait het om?

Meer en meer organisaties passen hun gesprekscyclus aan naar de behoefte van deze tijd. Hierbij stappen ze af van gesprekken die gaan over afrekenen (zoals het beoordelingsgesprek of het functioneringsgesprek) en over op gesprekken over de toekomst (zoals ontwikkelgesprek of toekomstgesprek).

Ik kan mij er van alles bij voorstellen: met functioneringsgesprekken kijk je vaak terug. En iets wat geweest is kan je niet meer veranderen. En waarom tot het einde van het jaar wachten om de balans op te maken en je waardering uit te spreken over het functioneren van je werknemer?

Waarom tot het einde van het jaar wachten om de balans op te maken en je waardering uit te spreken over het functioneren van je werknemer?

In plaats daarvan is het veel slimmer om vooruit te kijken in een toekomstgesprek. Dat is een gesprek waarin je je medewerker/ je team betrekt bij de ondernemingsdoelstellingen van volgend jaar. De ondernemingsdoelstelling wordt daarbij vertaald naar individuele doelstellingen. Daarbij maak je afspraken over de realisatie van die doelstellingen. Zo stuur je op gewenst gedrag. Gewenst gedrag is dat gedrag dat nodig is om de individuele doelstelling te halen. Door vervolgens prestaties te vieren op het moment dat ze zijn geleverd verbeter je de band met je werknemer en bind je hem of haar aan je makelaarskantoor.

Direct aan de slag.

Hoe voer je een toekomstgesprek? Ik neem je in vijf stappen mee aan de hand van een voorbeeld van een toekomstgesprek met een binnendienstmedewerker.

Het moet vooral een open gesprek zijn, waarbij je vooral open vragen stelt.

Stap 1: Introducteer je plannen

Leg uit wat je doelstelling voor 2021 en geef aan dat je het waardevol vindt om daar samen over na te denken. Stel je wilt 100 woningen verkopen dan heb je 100 opdrachten voor nodig. Bij een conversie van 50% heb je 200 inverkoopname gesprekken nodig, dat zijn er 17 per maand. Dat is daarmee gelijk de individuele doelstelling voor je binnendienstmedewerker. Bij die doelstelling maak je gerichte afspraken over het gewenste gedrag aan de telefoon; over het naleven van de telefoonetiquette, over het verleiden van klanten door te vragen en door te vragen bij aanvragen van een inverkoopname gesprek of een bezichtiging en over de verwerking van de klankdata in het kantoorautomatiseringssysteem.

Stap 2: Waar sta je nu?

Inventariseer waar de binnendienstmedewerker staat ten opzichte van de die doelstellingen. Concrete vragen zijn in dat geval:

Waar sta je nu ten opzichte van het doel? Ken je iemand die al kan wat jij zou willen? Wat doet hij/zij? Welke talenten kun je inzetten om je doel te bereiken? Wat denk jij dat er nodig is om dat doel te kunnen halen? Welke training gaat jou helpen?

Stap 3: Wat is de eerste stap?

Vervolgens schakel je door naar de actiemodus. Wat denk jij dat er nodig is om dat doel te kunnen halen? Als je vandaag één ding zou mogen kunnen, wat zou dat dan zijn?

Stap 4: Leeractiviteiten

In deze stap maak je concrete leerafspraken. Wat kunnen wij afspreken om je doel te bereiken en je werk zo goed mogelijk te kunnen doen? Formuleer alle acties SMART – Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.

Stap 5: Waardeer tussentijds

Wacht niet met waarderen tot het jaar voorbij is. Bouw tussentijdse momenten in om de voortgang te beoordelen. Als het gewenste gedrag wordt vertoont, als je complimenten terug hoort van klanten of een opdracht met de informatie van de binnendienstmedewerker hebt binnen gehaald werkt het uitstekend als je je binnendienstmedewerker daarvoor een compliment geeft. Met een compliment uit je je waardering voor een persoonlijke eigenschap, prestatie, inspanning of idee van je medewerker. Dit is voor iedereen belangrijk. Hoe je dat doe?

  • Maak het zo persoonlijk mogelijk: Richt je compliment dus op een persoon of een klein team.
  • Zorg voor een concreet compliment: Benoem wat de ander zo goed gedaan heeft en waarom je dat waardeert. Geef voorbeelden en specifieke details die je pluim ondersteunen.
  • Formuleer je compliment positief: Plaats geen kanttekeningen. Vertel wat de ander heeft gedaan, niet wat hij heeft nagelaten of wat anderen nooit doen.
  • Spreek vanuit jezelf: Spreek niet vanuit een anonieme algemene deler, maar maak het jouw persoonlijke compliment.
  • Geef het compliment het liefst face to face: Een mailtje of een briefje haalt het niet bij een persoonlijk schouderklopje.

Stap 6: Waardeer het behalen van de doelstelling

Stimuleer het behalen van de doelen door:

  • Een bonus te geven bij het bereiken van een bepaald doel;
  • Iets extra’s te doen op feestdagen;
  • Voor kleine presentjes te zorgen bij verjaardagen;
  • Medewerkers die hard gewerkt hebben, eerder naar huis te laten gaan;
  • Personeelsuitjes te organiseren;
  • Een goed idee of een buitengewone prestatie te belonen met het volgen van een opleiding.

Stap 7: Leg alles vast

Een helder beeld van het functioneren van je werknemer staat of valt met goede verslaglegging. Juist als je werknemer niet naar verwachting of behoren presteert, is het belangrijk dat je dit bespreekt en documenteert. Leg de gemaakte afspraken beknopt vast, maar noteer ook of je werknemer ze nakomt.

Meer informatie

Met de vertaling van je ondernemingsdoelstellingen naar individuele doelstellingen maak je je team betrokken bij het resultaat. Als ik je daarbij van dienst kan zijn neem dan contact op via 06 12 61 43 49 of frans@kofflardresultants.nl.

Terug naar het overzicht

Op welke vraag wil jij een antwoord?

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.