Hoe maak je van een functioneringsgesprek een toekomstgesprek?
Categorie: Personeel

Waar draait het om?

Meer en meer organisaties passen hun gesprekscyclus aan naar de behoefte van deze tijd. Hierbij stappen ze af van gesprekken die gaan over afrekenen (zoals het beoordelingsgesprek of het functioneringsgesprek) en stappen over op gesprekken over de toekomst (zoals ontwikkelgesprek of toekomstgesprek).

Ik kan mij er van alles bij voorstellen; met functioneringsgesprekken kijk je vaak terug. En iets wat geweest is kan je niet meer veranderen. En waarom tot het einde van het jaar wachten om de balans op te maken en je waardering uit te spreken over het functioneren van je werknemer?

Waarom tot het einde van het jaar wachten om de balans op te maken en je waardering uit te spreken over het functioneren van je werknemer?

In plaats daarvan is het veel slimmer om vooruit te kijken in een toekomstgesprek. Dat is een gesprek waarin je je medewerker en/of je team betrekt bij de ondernemingsdoelstellingen van volgend jaar. De ondernemingsdoelstellingen worden daarbij vertaald naar individuele doelstellingen. Je maakt afspraken over de realisatie van die doelstellingen. Zo stuur je op gewenst gedrag. Gewenst gedrag is het gedrag dat nodig is om de individuele doelstelling te halen. Door vervolgens prestaties te vieren op het moment dat ze zijn geleverd, verbeter je de band met je werknemer en bind je hem of haar aan je makelaarskantoor.

Direct aan de slag.

Aan de hand van een voorbeeld voor een binnendienstmedewerker neem ik je in vijf stappen mee naar een toekomstgesprek. Het allerbelangrijkste is dat je er een gesprek van maakt. Het moet vooral een open gesprek zijn waarin je de binnendienstmedewerker betrekt en zo veel mogelijk open vragen stelt.

Stap 1: Introduceer je plannen

Leg uit wat je doelstellingen voor 2021 zijn en geef aan dat je het waardevol vindt om daar samen over na te denken. Stel je wilt 100 woningen verkopen, dan heb je 100 opdrachten nodig. Bij een conversie van 50% heb je 200 inverkoopname gesprekken nodig en dat zijn er 17 per maand. Dit is de individuele doelstelling voor je binnendienstmedewerker. Bij die doelstelling maak je gerichte afspraken over bijvoorbeeld: het gewenste gedrag aan de telefoon; het naleven van de telefoonetiquette; het verleiden van klanten door te vragen (en door te vragen) bij aanvragen van een inverkoopname gesprek of een bezichtiging; en over de verwerking van de klantdata in het kantoorautomatiseringssysteem.

Stap 2: Waar sta je nu?

Inventariseer waar de binnendienstmedewerker staat ten opzichte van de doelstellingen. Concrete vragen zijn in dat geval:

Waar sta je nu ten opzichte van het doel? Ken je iemand die al kan wat jij zou willen? Wat doet hij/zij?

Stap 3: Wat is de eerste stap?

Schakel door naar de actiemodus. Wat denk jij dat er nodig is om dat doel te kunnen halen? Welke talenten kun je inzetten om je doel te bereiken? Welke training gaat jou helpen? Als je vandaag één ding zou mogen kunnen, wat zou dat dan zijn?

Stap 4: Leeractiviteiten

In deze stap maak je concrete leerafspraken. Wat kunnen wij afspreken om je doel te bereiken en je werk zo goed mogelijk te kunnen doen? Formuleer alle acties SMART – Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.

Stap 5: Waardeer tussentijds

Wacht niet met waarderen tot het jaar voorbij is. Bouw tussentijdse momenten in om de voortgang te beoordelen. Doe dit als het gewenste gedrag wordt vertoond, als je complimenten terug hoort van klanten of een opdracht, met de informatie van de binnendienstmedewerker, hebt binnen gehaald. Het werkt uitstekend als je je binnendienstmedewerker daarvoor een compliment geeft. Met een compliment uit je je waardering voor een persoonlijke eigenschap, prestatie, inspanning of idee van je medewerker. Dit is voor iedereen belangrijk, maar hoe doe je dat?

  • Maak het zo persoonlijk mogelijk. Richt je compliment op een persoon of een klein team.
  • Zorg voor een concreet compliment. Benoem wat de ander zo goed gedaan heeft en waarom je dat waardeert. Geef voorbeelden en specifieke details die je pluim ondersteunen.
  • Formuleer je compliment positief en plaats geen kanttekeningen. Vertel wat de ander heeft gedaan, niet wat hij heeft nagelaten of wat anderen nooit doen.
  • Spreek vanuit jezelf. Spreek niet vanuit een anonieme algemene deler, maar maak het jouw persoonlijke compliment.
  • Geef het compliment het liefst face to face. Een mailtje of een briefje haalt het niet bij een persoonlijk schouderklopje.

Stap 6: Vier het behalen van de doelstelling

Stimuleer het behalen van de doelen door:

  • Een bonus te geven bij het bereiken van een bepaald doel.
  • Iets extra’s te doen op feestdagen.
  • Voor kleine presentjes te zorgen bij verjaardagen.
  • Medewerkers die hard gewerkt hebben, eerder naar huis te laten gaan.
  • Personeelsuitjes te organiseren.
  • Een goed idee of een buitengewone prestatie te belonen met het volgen van een opleiding.

Stap 7: Leg alles vast

Een helder beeld van het functioneren van je werknemer staat of valt met goede verslaglegging. Juist als je werknemer niet naar verwachting of behoren presteert, is het belangrijk dat je dit bespreekt en documenteert. Leg de gemaakte afspraken beknopt vast, maar noteer ook of je werknemer ze nakomt.

Meer informatie

Met de vertaling van je ondernemingsdoelstellingen naar individuele doelstellingen maak je je team betrokken bij het resultaat. Als ik je daarbij van dienst kan zijn neem dan contact op via 06 12 61 43 49 of frans@kofflardresultants.nl.

Terug naar het overzicht

Op welke vraag wil jij een antwoord?

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.