Hoe verlaag ik de werkdruk?

1. Waar draait het om?
2. Direct aan de slag!
3. Extra informatie.

1. Waar draait het om

De sfeer op de werkvloer is slechter dan normaal. Het ziekteverzuim stijgt. Werknemers zijn minder geconcentreerd. Er glippen dingen tussendoor. Het werk verloopt minder efficiënt en komt vaak niet op tijd af. Klanten beginnen daar opmerkingen over te maken. Je moet steeds meer energievretende brandjes blussen. Werknemers zijn moe en moeten bij thuiskomst even met rust worden gelaten. Ze komen niet goed los van het werk, terwijl de privésituatie wel om aandacht vraagt. Heb je een team of juist geen team, maar herken je jezelf in de tekst? Lees dan de tips, want die kun je direct toepassen.

2. Direct aan de slag

Hoge werkdruk beïnvloedt de sfeer en productiviteit van je team. Als de klant het gaat merken krijg je het alleen maar drukker. Maar dan wel met verkeerde dingen. Het omgekeerde is dus ook waar. Een goede balans tussen het onderhanden werk en de capaciteit van het team geeft positieve energie. Dat merk jij en dat merkt de klant.

5 stappen om werkdruk aan te pakken:

1. Herken signalen

Hoe eerder je werkdruk aanpakt, des te eenvoudiger het is. Verschillende signalen kunnen wijzen op werkdruk: hoger ziekteverzuim, dalende productiviteit, slechte sfeer, klagen over hoofdpijn, te laat komen, concentratieproblemen. Het aanpakken van werkdruk doe je met je team. Vertel je team dat je aan de slag wilt. Geef aan dat je daarvoor met je team om de tafel wilt zitten.

2. Teamsessie

Werknemers zijn de ervaringsdeskundigen van de dagelijkse gang van zaken in je organisatie. Zij hebben in de praktijk te maken met knelpunten die werkdruk veroorzaken. Wil je weten wat de belangrijkste knelpunten zijn die werkdruk veroorzaken? En wil je goede en werkbare oplossingen ontwikkelen voor die knelpunten? Dan is deze kennis van de werknemers onmisbaar. Een werksessie of workshop organiseren met werknemers is een effectieve manier om hun kennis te benutten. Zo ontwikkelen jullie samen een goede aanpak, die bovendien een groot draagvlak heeft.

Veiligheid en vertrouwelijkheid zijn ook onmisbaar voor een succesvolle werksessie. Hebben werknemers het gevoel dat hun inbreng in de sessie nadelige gevolgen voor hen had? Dan zullen ze in de toekomst niet meer meewerken aan dit soort bijeenkomsten. Maak daarom een aantal afspraken voordat de sessie begint, zoals:

• persoonlijke ervaringen die we tijdens de werksessie bespreken, beschouwen we als vertrouwelijk. We praten buiten de werksessie niet over de ervaringen van anderen;
• alle ideeën zijn interessant. Uitspraken zoals ‘dat kan niet’ of ‘dat is niet zo’ passen niet bij een brainstorm.

Stel zo concreet mogelijk vast waar je tegen aan loopt en waar de belangrijkste knelpunten zitten.

Stel vast welke knelpunten het belangrijkste en het meest spoedeisend zijn. Wat hindert je het meest in het werk? Met het oplossen van welk knelpunt ben je het snelste geholpen?

3. Oplossingen

Als je weet waar het knelt, kun je oplossingen zoeken. Je hoeft die vrijwel nooit helemaal zelf te ontwikkelen. Vaak kun je bestaande oplossingen een beetje aanpassen zodat ze aansluiten bij de situatie in jouw team. Oplossingen:

1. Doe 1 ding tegelijk
   Te veel schakelen tussen werkzaamheden waarvoor je moet nadenken kost tijd en vermindert de kwaliteit. Doe 1 ding tegelijk. Zet alle piepjes en bliepjes van Whats App, Facebook en mail uit.
2. Werk in blokken
   Maak blokken om je tijd in te delen. Focus je twee uur lang op je werk en plan dan een halfuur om je mail en appjes bij te werken. Je zult meteen merken dat je je rustiger voelt en minder vermoeid. Check bijvoorbeeld je mailbox slechts twee keer per dag. Bel klanten terug op vaste terugbelmomenten.
3. Organiseer je telefoonverkeer
   Binnenkomende telefoontjes zijn een grote spelbreker in het uitvoeren van werkzaamheden. Zeker als je het te druk hebt kan je juist dat er niet bij hebben. Door je telefoon verkeer te organiseren, ervaar je al gauw de rust en het gemak van het doorwerken. Je kan de voicemail aanzetten, maar ik ben er geen voorstander van. Beter is het om door te schakelen naar een telefoonservice c.q. office support. Hoe werkt dat? Zij herkennen je nummer en staan de beller te woord alsof ze bij jou op kantoor zijn. Zij loggen in jouw CRM-systeem in en beantwoorden direct en adequaat alle vragen over koop- of huurobjecten, je agenda of correspondentie.
4. Automatiseer
   Maak gebruik van de mobiele toepassingen van je CRM systeem. Denk na om papierloos te werken. Beide zijn geen doel op zich, maar het geeft je de tijd en de rust om je kostbare tijd te besteden aan je klanten in plaats van het vullen van archiefkasten.
5. Wachtlijst
   De makelaars die ik mee maak in mijn dagelijkse praktijk zeggen liever niet dat ze geen tijd hebben voor een inverkoopname gesprek. Toch kan het zinvol zijn om soms te werken met een wachtlijst. Zo voorkom je dat nieuwe inverkoopnames tot nieuwe fouten en klagende klanten leiden. In plaats daarvan besteed je je tijd aan een zorgvuldige afhandeling van lopende dossiers.

Door rust te creëren voorkom je dat nieuwe inverkoopnames tot nieuwe fouten en klagende klanten leiden.

4. Doen

Spreek af wie wanneer welke knelpunten gaat oplossen en hoe dit gebeurt.

• Spreek af wanneer je nagaat of de oplossingen resultaat opleveren.
• Kondig de komst van de oplossingen aan bij alle werknemers.
• Deel de eerste successen van de aanpak zodra dit kan.
• Blijf je oor te luisteren leggen: worden de oplossingen uitgevoerd?
• Voer de oplossingen uit.

5. Werkt het?

Stel na de afgesproken tijd vast of de oplossingen zijn ingevoerd en de knelpunten zijn opgelost.

Zijn de oplossingen ingevoerd en de knelpunten opgelost? Goed werk. Blijf de oplossingen zo toepassen en deel het positieve resultaat met je team. Zijn de oplossingen niet ingevoerd of de knelpunten niet opgelost, bekijk dan waarom dat zo is. Misschien zijn de gekozen oplossingen niet de juiste. Of misschien zijn de aangepakte knelpunten niet meer de belangrijkste.

3. Extra informatie

Ervaar je werkdruk en wil je er actief mee aan de slag? Zoek je handvatten voor een teamsessie of wil je inventariseren waar je automatisering je kan helpen? Bel (06 12 61 423 49) of mail mij (frans@kofflardresultants.nl) dan bekijken waar de snelste winst te behalen is.