Hoe zet ik mijn kantoorautomatisering beter in?

1. Waar draait het om?
2. Direct aan de slag!
3. Extra informatie.

1. Waar draait het om

Als ik een makelaar vraag waar hij/zij nou het meeste behoefte aan heeft, dan is ’tijd’ een veel gehoord antwoord. Van tijd heb je altijd te kort. En het vervelende van tijd is, dat als het weg is, het nooit meer terug komt. Dan is het erg handig om de tijd die je hebt efficiënt en effectief mogelijk in te zetten. Wat heerlijk dat kantoorautomatiseringspakketten als Realworks je het leven makkelijker kunnen maken. Als je het pakket goed instelt nemen de pakketten je veel werk, en dus tijd, uit handen. Tijd die je kan gebruiken om die dingen te doen waar je echt goed in bent: aandacht geven aan klanten die je aandacht verdienen.

2. Direct aan de slag

1. Digitaliseer

• Breng alle documenten in kaart die er in omloop zijn (brieven, mails, aktes, overeenkomsten, checklisten).
• Geef per documentsoort aan waar ze binnenkomen, in welke vorm (digitaal of fysiek), hoe vaak en welke route de documenten afleggen.
  – Selecteer de drie belangrijkste informatiestromen.
  – Begin bij nieuwe documenten. (Je volledige archief digitaliseren kost vaak zoveel tijd dat je die niet snel terug verdient.)
• Digitalisering doe je met je team. Zorg dat de overgang helder is voor alle betrokkenen.

Resultaat: tijdwinst, omdat langdurige zoekacties behoren tot het verleden en lagere kosten: besparing op inventaris, mappen, rekken.

2. Koppel bellen over internet aan je kantoorautomatiseringspakket

• Door koppeling van bellen via internet aan je kantoorautomatisering kan je bellen en tegelijkertijd registreren.
• Door middel van nummerherkenning komen alle gegevens van je klant en het digitale dossier direct in beeld.
• Als je wilt bellen bel je direct vanuit de klantenkaart zonder het nummer te hoeven draaien.
• De belangrijkste informatie van het gesprek zijn eenvoudig te registreren (wanneer is het gesprek, met wie was het gesprek, doorverbonden naar wie, onderwerp van gesprek).
• Door de koppeling met je kantoorautomatisering kan je direct een taak aanmaken. Zo kan je nooit meer iets vergeten.

Resultaat: tijd per gesprek daalt tot 50% en een besparing tot 50% van de belkosten.

3. Gebruik de mobiele toepassingen

• Wilt je altijd en overal je actuele afspraken bij de hand hebben? Met de CRM app kun je op kantoor, thuis en onderweg bij uw agenda, documenten en relatiegegevens.
• Voeg na een bezichtiging direct een eerste reactie op een bezichtiging via een IPad of IPhone toe aan het Klantenintranet. Voeg direct onderweg de kenmerken van de kijker via de Ipad toe aan zijn persoonlijke gegevens in de Relatiedatabase.
• Met de inspectie-app kun je met enkele klikken een inspectierapport opstellen. Deze kan voorzien zijn van foto’s en opmerkingen. Koper en verkoper kunnen ter plaatse het document digitaal tekenen. Met een klik gaat dit rapport naar de notaris, de koper en de verkoper. Tegelijkertijd wordt het rapport gearchiveerd in het CRM.
• Met de taxatie app kan je ter plaatse direct de relevante informatie in schrift en beeld vastleggen. Foto’s worden direct aan het rapport toegevoegd en de essentiële velden kun je tijdens het bezichtigen van het object invoeren. Belangrijke documenten zijn in te scannen met de camera van je smartphone of tablet en te koppelen aan het project. Op kantoor of thuis kan het rapport verder uitgewerkt worden. Ook door een collega als dat handig is.
• Een handig instrument om geheel papierloos te werken is de opname-app. Je kunt een woning direct invoeren als prospect. Je kunt essentiële kenmerken vastleggen, aantekeningen invoeren en direct foto’s toevoegen. Geen slordige aantekeningvelletjes meer in het dossier, maar alles vanaf de eerste stap digitaal vastgelegd en beschikbaar voor collegae. Op kantoor kun je het object later compleet aanmelden. Je houdt je opdrachtgever op de hoogte van de voortgang door afspraakverslagen in te spreken en vrij te geven voor wie het nodig is.

Resultaat: snellere verwerking van mutaties, alle gegevens direct bij de hand.

4. Laat de klant meer zelf doen

• De consument van vandaag is mondig en wil 24/7 service en toegevoegde waarde ervaren. Speel in op die behoefte door om het verkoop/aankoopproces te volgen en daar ook invloed op uit te oefenende door de klant meer zelf te laten doen.
• Opdrachtgevers (verkopers) en kopers kunnen online hun digitale woningdossier bekijken, opmerkingen plaatsen, notificaties ontvangen, opdracht tot dienstverlening en de koopacte ondertekenen en AVG-proof informatie, formulieren en legitimaties up- én downloaden.

Resultaat: tijdwinst door betrokken klanten.

De consument van vandaag is mondig en wil 24/7 service en toegevoegde waarde ervaren.

5. Gebruik sjablonen

• Gebruik standaard sjablonen voor mail en voor brieven.
• Zorg ervoor dat alle relaties in de database zijn voorzien van de juiste kenmerken. Dan kan je eenvoudig en snel een bericht sturen aan een specifieke selectie (bijvoorbeeld actieve zoekers, huidige verkopers).
• Laat een sjabloon maken voor je verkoopbrochure en laat die brochure door het systeem automatisch genereren.

Resultaat: tijd om brieven en mailberichten aan te maken daalt tot 40%, snelle verwerking door automatische koppeling aan de relatie.

6. Werk met workflows

• Door te werken met de workflow-module worden taken automatisch aangemaakt. Je kan het systeem zo inrichten dat je bijvoorbeeld 2 weken voor transport automatisch een taak krijgt aangemaakt voor het plannen van een inspectie.

Resultaat: je kan nooit meer iets vergeten en rust aan je hoofd omdat je aan minder zaken hoeft te denken.

3. Extra informatie

Wil je weten waar jij voor jouw kantoor het snelste tijdwinst kan halen, bel mij (06 12 61 43 49) of mail mij (frans@kofflardresultants.nl) dan help ik je snel op weg.